Het belang van de aankleding van je evenement

Met een (zakelijk) evenement probeer je een verhaal over te brengen op je gasten. Je wilt hen bijvoorbeeld informeren, enthousiasmeren of waarschuwen. Of je nou een bedrijfsopening, een beurs, een congres, een jubileumfeest, een personeelsfeest, een productpresentatie of een ander feest organiseert. Om dit te realiseren moet je niet alleen focussen op de boodschap zelf. Behalve de woorden van de sprekers hebben nog veel meer elementen invloed op hoe het evenement ontvangen wordt. Het doel is hier om te zorgen voor een complete sfeerbeleving. Hoe groter het wow-effect is bij je gasten, hoe beter de boodschap die je wilt overdragen blijft hangen. Maar hoe kun je dit precies voor elkaar krijgen?

Eén van de grootste voorbeelden daarvan is de aankleding en de decoratie van je event. Hoe ziet de locatie van je evenement eruit? En zijn daar extra elementen aan toegevoegd om de sfeer te verhogen? Het is belangrijk dat je op dit gebied de perfecte balans vindt. Een overdaad aan decoratie kan het event te kitscherig laten lijken. Aan de andere kant zal het gebruik van weinig decoratie de zaal of locatie kaal kunnen laten aanvoelen.

Ga langs bij de locatie en check de huidige status

Het kan zijn dat jouw evenement plaatsvindt in een locatie die veel gebruikt wordt om evenementen te laten plaatsvinden. In dit geval kan het voorkomen dat de decoratie standaard al in orde is. Je hoeft er dan niet meer per se extra aandacht aan te geven. Wel is het leuk om bedrijfseigen elementen toe te voegen. Zo laat je toch merken dat het evenement echt vanuit jouw bedrijf komt.

Het kan ook zijn dat je kiest om je evenement in een loods of een van nature kale ruimte te organiseren. Zorg dan dat je de juiste elementen gebruikt om sfeer toe te brengen aan de ruimte. Belangrijk is hier dat de bezoeker zich op zijn of haar gemak voelt.

Herkenbaarheid voor extra aandacht onder doelgroepen

Wie er op jouw evenement aanwezig zal zijn hangt helemaal af van wat jouw plannen zijn. Misschien wil je een congres organiseren waar alleen de werknemers en werkgevers aanwezig zijn. Het kan ook voorkomen dat je kiest voor een beurs waar jij als organisatie jouw leden onafhankelijk hun (lokale) producten of diensten kunnen verkopen. Misschien organiseer jij wel een seminar of een productpresentatie waar je potentiële klanten, investeerders of sponsoren wilt laten kennismaken met je bedrijf.

Maak de afweging in hoeverre je investeert in herkenbare decoratie. Als bedrijf heb jij zeer waarschijnlijk een bepaalde huisstijl. Dit omvat je logo, je gebruikte kleuren, je typografie, vormen et cetera. Deze huisstijl hanteer jij in al uit je uitingen. Dus in je website, je advertenties, je briefpapier en meer. Maar ook tijdens je evenement kun je je huisstijl gebruiken. Dit zorgt voor extra herkenbaarheid.

Kies er bijvoorbeeld voor om banners te gebruiken die je gasten welkom heten of juist uitzwaaien bij vertrek. Of maak bijvoorbeeld een gedeelte met banken, stoelen, kleden en kussens die overeenkomen met de huisstijl van je bedrijf. Hier kunnen mensen discussiëren, bijkomen, koffie drinken of iets anders. Of misschien zet jij hier en daar een tros ballonnen neer met het logo van je bedrijf erop. De keuze is legio.

Decoratie huren of maken voor je evenement

Hierbij zit het hem bij event decoratie vaak in de details. Van kussens in je bedrijfskleuren tot (geur)kaarsjes die een bepaalde sfeer creëren. Subtiele elementen die de gasten wel zien maar soms niet bewust registreren. Vinden je gasten het evenement geslaagd? Dan koppelen zij onbewust de locatie en de vormgeving van je evenement aan dat positieve gevoel. Als zij dan een volgende keer langs dezelfde locatie rijden, of een tros ballonnen in dezelfde kleuren zien, denken zij terug aan jouw event.

Dit laat zien hoe belangrijk decoratie huren voor je evenement daadwerkelijk is. Het is niet zomaar even wat leuke elementen neerzetten. Er zit bij de meeste evenementen wel degelijk een diepgaandere gedachte achter. Organisatoren weten dat het gaat om het creëren van een beleving. De gasten hebben de hoogste prioriteit. Zij moeten het naar de zin hebben en zij moeten compleet verzorgd worden. Event decoratie huren hoort daar ook bij.

Voorbeelden decor voor je evenement

Niet iedereen heeft evenveel oog voor de mogelijkheden aan decoratie van je evenement. Dat is absoluut niet erg. We geven je graag een aantal voorbeelden van elementen die jij kunt gebruiken. Gebruik onderstaande lijst voor het opdoen van inspiratie en om te bedenken of — en zo ja, hoe — jij jouw evenement wil gaan aankleden:

  • Planten;
  • Gordijnen;
  • Meubilair (stoelen, banken, etc.);
  • Verlichting;
  • Schilderijen;
  • (Geur)Kaarsen;
  • Tafellopers;
  • Voile doeken;
  • Ballonnen;
  • Spiegels;
  • Parasols;
  • Vloerkleden;
  • Vuilnisbakken (nuttig en qua design opvallend);
  • Kussens;
  • Bloemstukken

Tips voor het beste decor

Heb je voor ogen hoe jij de aankleding van je event wilt aanpakken? Dan wil je daar misschien gelijk mee beginnen. Wacht nog heel even. Het is aan te raden om eerst nog onderstaande checklist/lijst met tips door te lezen. Misschien staat er wat tussen waar je nog niet aan had gedacht:

  • Verlichting speelt een grote rol;
  • Let op de brandvoorschriften;
  • Houd rekening met de akoestiek van de ruimte (zachte materialen absorberen geluid waar dit gedempt wordt en er een intiemere sfeer ontstaat);
  • Decoratie onder schouderhoogte valt minder op in een grote mensenmassa;
  • Houd rekening met de bedrijfskleuren van je bedrijf of organisatie;
  • Gebruik de 80-20 regeling: 80% noodzakelijke decoratie, 20% voor het ‘sausje’;
  • Houd rekening met de kijklijnen: versterk deze of doorbreek ze juist;
  • Overweeg meerdere sferen in één ruimte te creëren;
  • Stel je kernwaarden boven trends (m.a.w.: volg geen trends als ze niet bij je bedrijf passen);
  • Denk aan de (maximale) brandtijd van kaarsen en houd rekening met het eventueel doven ervan door beweging van gasten;

Een goede voorbereiding is het halve werk

Belangrijk is dat jij goed voorbereid bent op het organiseren van je evenement. Zorg voor een duidelijke planning en voor een uitgewerkt draaiboek. Neem ook de verhuur van event decoratie hierin op. Zo weet je zeker dat je alles op tijd hebt geregeld. Zo kun je genieten van een optimaal voorbereid evenement met geweldige aankleding en decoratie.

Share This