Waarom je moet kiezen voor een draaiboek maken

Een draaiboek maken doe je om overzicht te houden alvorens, tijdens en na je evenement. Je zorgt hiermee voor structuur. Het is onverstandig om direct te beginnen met het organiseren van je beurs, congres of een ander evenement. Eerst moet je namelijk weten wat je precies moet gaan doen. Formuleer wat je idee is en welke aanleiding je evenement heeft. Je hebt eigenlijk altijd wel een bepaalde boodschap in gedachten die jij op je gasten wilt overbrengen. Is de insteek van je evenement om te netwerken en nieuwe contacten te leggen? Of wil jij je jaarcijfers presenteren? Misschien wil je je bezoekers enthousiasmeren voor een nieuwe aanvliegroute met je business of ben je van plan teambuilding te stimuleren. Wat je idee ook is: leg het van tevoren vast.

Een draaiboek voorziet alle stappen

Als jij zomaar begint met het organiseren van je evenement dan kun je op een gegeven moment tegen bepaalde zaken aanlopen. Je kunt de periode van een levering verkeerd hebben ingeschat, een te krappe planning hebben gemaakt voor een bepaald onderdeel, erachter komen dat je te weinig materialen hebt terwijl je dacht dat je genoeg hebt, enzovoorts.

Een draaiboek maken zorgt dat jij van tevoren over deze zaken nadenkt. Sta even stil bij alle stappen die je wilt gaan zetten. Zo kun jij helder nadenken. Je voorkomt hiermee ook een hoop stress. Je kunt niet in de toekomst kijken, dus de precieze verloop van je evenement kun je niet weten. Echter sta je een stuk sterker in je schoenen als je goed voorbereid bent.

Wat is een draaiboek?

Laten we eens dieper ingaan op wat een draaiboek precies inhoudt. Wil jij goed voor de dag komen op je evenement, dan heb je vanaf het begin nog een lange weg te gaan. Door goed op te schrijven hoe jij de stappen zet op de weg naar een perfect uitgevoerd evenement, verzeker jij je van een goede voorbereiding. Een draaiboek is dus een overzicht van alles omtrent jouw evenement. In het volgende hoofdstuk behandelen we de inhoud ervan.

wat is een draaiboek

Inhoud van je draaiboek

Nu komen we bij het gedeelte waar we zelf aan de slag gaan. Maar: hoe maak je een draaiboek? Een event draaiboek bestaat uit een aantal hoofdstukken. Denk hierbij aan:

1. Contactgegevens betrokkenen
2. Het programma van je event
3. Overzicht van afspraken, taken en handelingen
4. Huishoudelijke informatie
5. Overzicht van benodigdheden en middelen

Per hoofdstuk zullen we duiden welke informatie er precies in moet komen te staan. Let er wel op dat geen evenement exact hetzelfde is. Gebruik deze indeling dus als richtlijn. Over het algemeen is deze voor vrijwel elk evenement aan te houden, als je hier je eigen invulling aan geeft.

1. Contactgegevens betrokkenen

Tijdens het organiseren van een evenement werk je samen met een zogeheten organisatieteam. Dit stel je van tevoren op. Je combineert krachten en zoekt mensen bij elkaar die elkaar goed aanvullen. Jullie zullen samen het gehele evenement organiseren en (vaak) ook uitvoeren.

Andere betrokkenen zijn bijvoorbeeld leveranciers of investeerders, sprekers en beveiligers. Zorg ervoor dat je van iedereen die ook maar iets betekent voor je evenement de contactgegevens hebt. Namen, adressen en telefoonnummers. Zo kun je erop vertrouwen dat je iedereen te allen tijde kunt bereiken. Ook wanneer deze persoon niet op locatie is.

2. Het programma van je event

In dit hoofdstuk kijk je naar het programma van je event. Wat zijn onderdelen die absoluut goed voorbereid moeten worden? Uit hoeveel van deze onderdelen is je evenement opgesteld? Wanneer beginnen deze, in de planning van de betreffende dag? En wat zijn hiervan de eindtijden? Denk ook na over waar deze plaatsvinden. Door op deze manier je programma uit te schrijven, krijg jij een helder en compleet beeld van wat je kunt verwachten.

3. Overzicht van afspraken, taken en handelingen

In dit gedeelte van het draaiboek voor je evenement som je alle afspraken, taken en handelingen op die gemaakt zijn of uitgevoerd moeten worden. Doe dit om een uiteengezet beeld te schetsen van wat er moet gebeuren. Als mensen niet weten waar zij aan toe zijn op het moment van het evenement, creëert dat chaos. Dit is niet professioneel en ook nog eens ongezond.

Per afspraak, feit, handeling of taak beschrijf je de volgende punten:

  • De tijd
  • De locatie
  • De verantwoordelijke(n)
  • De activiteit
  • Eventuele notities

Probeer om zo gedetailleerd mogelijk te zijn, zodat iedereen precies weet wie waar, wanneer en waarom verwacht wordt. Neem hierbij ook de opbouw, de laatste controle en de afbouw op. Het gaat niet alleen om het evenement zelf, maar ook om de taken daaromheen.

Zorg ook dat leveranciers worden voorzien in de belangrijkste informatiebehoeften die zij hebben. Zorg voor duidelijke plattegronden, benodigdheden voor een locatie, richtlijnen voor het techniekleveranciers, decorleveranciers, podiumleveranciers, et cetera.

In onderstaande afbeelding hebben we een voorbeeld gezet dat jij kunt gebruiken voor het draaiboek van je evenement. Deze gegevens zijn fictief en dienen slechts als voorbeeld.

draaiboek maken

4. Huishoudelijke informatie

Je hebt al veel belangrijke onderdeel van het draaiboek voor je evenement opgeschreven en benoemd. Nu is het tijd om de laatste puntjes op de i te zetten. Het draait nu voornamelijk om de belangrijke bijlagen die je toevoegt aan het draaiboek. Denk aan plattegronden, huisregels van de evenementenlocatie, een routebeschrijving naar de locatie van zowel openbare weg als het openbaar vervoer en eventuele gebruiksaanwijzingen van materialen. Zo is iedereen helemaal op de hoogte.

5. Overzicht van benodigdheden en middelen

Het geeft een voldaan gevoel als jij op een rijtje hebt welke benodigdheden en materialen er allemaal moeten zijn. Je kunt deze stuk voor stuk afstrepen wanneer deze geleverd worden op de locatie. Zo zie je in één oogopslag wat er nog mist en waarover je al beschikt. Dit scheelt enorm veel stress. Het is belangrijk dat je deze lijst tijdens de voorbereiding ook goed up-to-date hebt gehouden. Als je bijvoorbeeld al eerder wist dat een product niet meer geleverd kon worden, moet deze ook van de lijst zijn. Zo zorg je ervoor dat jij of anderen niet onnodig wachten op producten die toch niet meer zouden komen.

Belangrijke tips voor het draaiboek van jouw evenement

We geven je nog een paar tips zodat jij ideaal voorbereid bent. Je kunt in principe nu je eigen draaiboek samenstellen. Volg je deze tips, dan kun jij vol goede moed aan je evenement beginnen.

Update je draaiboek regelmatig

We geven het nog maar een keer aan: het updaten van je draaiboek is uitermate belangrijk. Het is cruciaal dat iedereen weet wat hij of zij moet doen voor, tijdens en na het evenement. Als daar ook maar iets in verandert, moet die verandering tevens worden opgenomen in het draaiboek. Zo komt er geen miscommunicatie, dat de hele organisatie zal vertragen.

Duidelijk, overzichtelijk en makkelijk naslagwerk

Het draaiboek moet niet bestaan uit pagina’s tekst waar je doorheen moet lezen als je informatie nodig hebt over het evenement. Deze informatie over overzichtelijk en duidelijk zijn en binnen een oogopslag ingelezen kunnen worden. Tabellen werken hiervoor erg goed. Ook opsommingen kun je toepassen. Als je toch tekst wil verwerken in het draaiboek, zorg dan dat de alinea’s kort en makkelijk leesbaar zijn. Kijk vanuit de ogen van een teamlid van de organisatie die tijdens het evenement snel nog even wil controleren wat hij of zij als volgende stap moet doen. Voorkom dat deze persoon vijf minuten moet zoeken naar deze informatie.

Deel je draaiboek tijdig uit

Iedereen die meewerkt aan jouw evenement — in welke vorm dan ook — moet beschikken over een draaiboek. Je moet op iedereen kunnen vertrouwen, hoe groot of klein hun rol binnen jouw evenement(organisatie) ook is. Het is aan te raden dat alle betrokkenen het draaiboek minstens een week van tevoren ontvangen. Houd daarom rekening met de datum waarop je deze uitdeelt of verstuurt. Door dit te doen, kan iedereen op tijd nog zijn of haar (plus de andere) taken doornemen. Mocht er nog iets cruciaals veranderd moeten worden, dan is daar vaak nog tijd voor. Houd rekening met het feit dat mensen soms niet beschikken over een mogelijkheid om het draaiboek online te bekijken. Zorg daarom ook altijd voor een paar geprinte exemplaren.

Wees niet zuinig in de voorbereiding

Een goede voorbereiding is de sleutel tot een geslaagd evenement. Je kunt niet precies weten hoe het evenement zal verlopen. Maar hoe beter jij en je team erop voorbereid zijn, hoe beter je kunt omgaan met eventuele veranderingen. Zeker bij zakelijke evenementen zal dit goed zijn voor je imago. Met een event draaiboek zorg jij dat je alle praktische zaken op een rij hebt en dat je niks meer hoeft te vergeten. Je hebt de totale controle over het evenement en dat geeft rust en vertrouwen. Dat zijn prachtige ingrediënten voor een succesvol event.

Hulp nodig bij het organiseren van je event?

Heb jij wel in de planning staan om een evenement te organiseren, maar weet je niet wat je wilt? Of heb je geen idee wat er allemaal mogelijk is? Of weet je precies hoe je het hebben wilt, maar heb je er geen tijd voor om het zelf te doen? EventBase is er voor jou. Neem contact op met ons en wij helpen je. Vanaf jouw huidige startpunt naar een geslaagd evenement. Waar wacht je nog op?!

Share This