Deze vragen zijn normaal en EventBase wil jou hier graag bij helpen. Daarom vertellen wij jou in dit artikel hoe jij de perfecte beurs organiseert. We beginnen bij het begin en nemen je mee tot na de beurs. Als je tussendoor vragen hebt staat EventBase altijd voor je klaar.

De eerste stap: het voorbereiden

Om een mooi resultaat te behalen met je beurs, moet je alvorens het evenement begint een aantal dingen op papier zetten. Een degelijke voorbereiding is de helft van het werk. Weet je de basisfundamenten voor je beurs, dan scheelt dat een hele hoop.

De gedachte achter je beurs

Schrijf allereerst op wat het thema is van jouw beurs. Wat is de aanleiding dat je dit organiseert? Wil je een bepaalde boodschap overbrengen? Wil je inzetten op netwerken? Wat is het doel van je beurs? Wat wil je ermee bereiken? Al deze vragen lijken misschien veel, maar het helpt je om een helder beeld te schetsen van je beurs. Een duidelijke reden om deze te organiseren, en concrete doelstellingen, zorgen voor gezonde motivatie. Je zult merken dat het niet heel moeilijk is om jouw beweegreden voor je beurs te benoemen.

Nadenken over de doelgroep

Samen met de beweegredenen en de doelstellingen van je beurs, is de doelgroep ervan ook van groot belang. Stel jezelf de vraag voor wie jij je beurs wilt organiseren. Wie wil je precies bereiken? Op basis daarvan kun je keuzes maken voor het vervolg van organisatieproces.

Stel een team samen

Aan de hand van je eerder opgeschreven doelstellingen stel je een organisatieteam samen. Met dit team zorg je ervoor dat je samen sterk staat. Om verschillende onderdelen van het project verder goed te laten verlopen, helpt het samenwerken enorm. Zeker wanneer je een geweldig effectieve groep samenstelt met mensen die hun eigen expertises hebben. Een scherpe en duidelijke verdeling van taken binnen je organisatieteam resulteert in gestructureerd werken. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo werk jij efficiënt naar het eindresultaat toe.
beurs organiseren organisatieteam

Het bepalen van je budget

Weten wat je te besteden hebt is een vitaal onderdeel van het organiseren van je beurs. De eerste stap is om een algehele inschatting te maken. Hoeveel denk je kwijt te zijn? Doe dit zo realistisch mogelijk. Vergelijk de uitkomst hiervan met een aantal offertes die vervolgens aanvraagt. Komen deze twee bedragen ongeveer overeen? Als je op dit gebied weinig verstand hebt van budgettering dan kun je een specialist inschakelen. Deze overziet ook kosten waar jij wellicht niet direct aan denkt.

Bepaal de datum…

Als jij een beurs organiseren gaat is het belangrijk dat je vroegtijdig de datum hiervoor hebt vastgesteld. Zo kun je deze meteen al doorspelen aan alle genodigden of andere belanghebbenden. Zeker in de zakelijke wereld plant men vaak afspraken lang van tevoren in. Zorg dat jij dit daarom ook doet. Kom niet twee weken van tevoren aan met deze mededeling. Doordat je dit vroeg vastlegt en bekendmaakt, is de kans groter dat er meerdere bezoekers zullen zijn. Daarnaast geeft het je ook meer ademruimte tijdens het organiseren van je beurs.

… en de locatie

Naast de datum is ook de locatie van immens belang. Het kan soms lastig zijn de meest passende locatie te vinden. De keuze voor de perfecte plek hangt af van meerdere factoren. Zo moet je je doelgroep in je achterhoofd houden, de grootte van de beurs, je doelstellingen en je uit te stralen imago. Je doet er daarom verstandig aan door meerdere locaties uit te kiezen voor een bezoek vooraf. Uit deze lijst kies jij vervolgens de meest aansprekende locatie.

Zie cruciale aspecten niet over het hoofd

Tijdens het bezoek aan al je mogelijke locaties moet je een aantal dingen goed bekijken. Denk aan het sanitair: is dat genoeg voor alle gasten die zullen komen? Is er een mogelijkheid om eventueel catering te verzorgen op de locatie? Hoe zit het bereikbaarheid? Zijn er genoeg parkeerplekken en is het gunstig ten opzichte van het openbaar vervoer? Hoeveel zalen zijn er beschikbaar en zijn die groot genoeg? Zijn er genoeg stopcontacten voor alle gewenste apparatuur? En vergeet vooral ook de mindervaliden niet: kunnen deze ongestoord bewegen op de locatie en er überhaupt goed binnenkomen?

Het promoten van je beurs

Een onderdeel dat van flinke invloed is op je beurs is de promotie ervan. Uiteraard moet deze goed bezocht worden. Voor mensen er kunnen komen, moeten ze van het bestaan ervan weten. Dit bereik je met marketing en reclame. Ook hier is een goede strategie van belang. Zomaar in het wilde weg adverteren zal niet de juiste doelgroep bereiken.

De juiste doelgroep weten te bereiken

Je hebt al eerder je doelgroep vastgesteld. Om jouw te organiseren beurs aan te prijzen moet je weten waar die doelgroep te bereiken is. Een manier om dit te doen is op social media. Velen hebben een account op minimaal één van de populaire kanalen zoals Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter of anderen. Is jouw doelgroep niet zo digitaal, dan zijn offline mediakanalen een aanrader. Denk hierbij aan de (regionale) krant of tijdschriften. Je kunt ook kiezen om in te zetten op promotiemiddelen zoals flyers en posters. Deze kun je op verschillende plekken hangen om mensen bekend te maken met jouw aankomende beurs. Belangrijk is dat je daarop een website zet waarop mensen meer informatie kunnen vinden. Zorg dat deze website ALTIJD up-to-date is. Maak de website compleet door een button toe te voegen waar mensen zich kunnen inschrijven. Zo weet jij hoeveel mensen aanwezig zullen zijn op je beurs.
beurs organiseren promoten

Een aantal weken voordat de beurs begint

Jij wilt uiteraard dat alles omtrent je beurs goed is geregeld. Voorkom last-minute problemen door ruim van te voren nog wat laatste zaken te regelen. Een groepsoverleg met je team is aan te raden. Van interne medewerkers tot externe leveranciers: allen die zien betrokken moeten aanwezig zijn in de vergadering. Zijn alle zaken goed geregeld? Of zijn er nog losse eindjes? Zijn de afspraken die zijn gemaakt tot nu toe ook nagekomen? Belangrijk is dat je hier scherp bovenop zit. Maak direct afspraken voor de komende weken tot de dag van de beurs. Voorkomen is beter dan genezen en met een goede monitoring van vitale zaken omtrent je event zul je jezelf en je team veel stress besparen.

Plan de campagne opstellen in een draaiboek

Om te zorgen dat het organiseren van je beurs — en de uitvoering ervan — soepel verloopt is het verstandig om een draaiboek op te stellen. Dit geldt als een soort plan de campagne waarin iedereen kan vinden wat er gedaan moet worden. Daarnaast staat erin wie er allemaal betrokken zijn in het gehele proces. De gegevens van deze mensen (naam, telefoonnummer, e-mailadres en functie) zorgen dat iedereen elkaar kan bereiken en kan inschakelen als er hulp nodig is. In het draaiboek staat wat er op de dag van de beurs gaat gebeuren. Wie heeft een bepaalde taak en wat is de inhoud van die taak? Wanneer moet die taak worden uitgevoerd? Al deze en meer informatie is te vinden in het draaiboek. Tevens is een checklist een goede aanrader. De van tevoren opgestelde benodigdheden worden hierin opgenomen. Zowel in deze periode als in de week voor het evenement kan worden nagegaan of alles aanwezig is.

De week voor dé grote dag

De laatste zaken zullen in deze week geregeld moeten worden. Hier zet je de puntjes op de i. Ga alles nog een keer na en check of je niks bent vergeten. Als het goed is heb je dit in de weken hiervoor al voldoende gedaan om te zorgen dat je nu geen overhaaste beslissingen hoeft te maken.

Verzamel de inschrijvingen

Bekijk hoeveel mensen zich tot nu toe al hebben ingeschreven voor je beurs. Via de tool op je website is het heel overzichtelijk in te zien. Ook in de uitnodigingen die je verstuurt moedig je mensen aan om te laten weten dat ze komen.

Een dubbelcheck op je locatie

Je kunt niet zeker genoeg zijn. Het is beter om nu extra te controleren dan om straks een enorme flater te slaan. Ga daarom een week van tevoren nog een keer naar de locatie van je beurs. Is de zaal al in orde? Is het bestelde materiaal aan aanwezig en al geïnstalleerd? Werken alle lampen, audio-installaties, microfoons en andere zaken? En zorg ook dat je dingen als de verwarming, het sanitair en andere faciliteiten naloopt. Alles moet tiptop in orde zijn.

Planning doornemen met je team

Voer ook onder je organisatieteam een laatste check uit. Weet iedereen nog wat hij of zij moet doen? Heeft deze persoon de benodigde voorbereidingen getroffen? Stem hier iedereen op elkaar af. Daarbij is de beheerder van de locatie niet uit te sluiten: zorg dat ook jullie op één lijn zitten. Neem hierbij ook direct het eerder opgestelde draaiboek door. Is het plan voor iedereen helder? En zijn de juiste benodigde middelen aanwezig?
beurs organiseren tips

Tijdens de beurs

Het is de dag van de beurs. Nu komt het erop aan dat iedereen weet wat hij of zij moet doen. Tijdens het samenstellen van de organisatiegroep is daarbij één eindverantwoordelijke aangewezen. Bij deze persoon kunnen zowel de hele organisatiegroep als alle bezoekers terecht voor vragen. Hij of zij moet geschikt zijn voor deze rol omdat het van hem of haar vergt om op een belangrijk moment snel cruciale beslissingen gemaakt moeten worden. Deze persoon draagt ook de verantwoordelijkheid voor het draaiend houden van de beurs.

Achteraf

Als de beurs is afgelopen is het tijd om de koppen nogmaals bij elkaar te steken. Hoe is het gegaan? De evaluatie kan beginnen. Het is aan te raden dit vrij snel na de beurs te organiseren. Het kan zijn dat anders onderdelen van het evenement vergeten worden naarmate de tijd verstrijkt. In de evaluatie ga je na wat er goed ging en wat er de volgende keer beter kan.

Een bedankje sturen

De aanwezige gasten vinden het altijd leuk om achteraf een bedankje te ontvangen voor hun komst. Het kan zijn dat je dit graag doet door middel van een goodie bag of een andere leukigheid. Dit kun je het beste doen op de beurs zelf, wanneer de gasten de zaal verlaten. Ook kun je ervoor kiezen om bijvoorbeeld de volgende dag kaartjes te deur uit te doen. Zo bedank je al je gasten persoonlijk. Dit zullen zij zeker waarderen.

Delen van het evenement

Je kunt ervoor gekozen hebben om de beurs vast te laten leggen op beeld middels foto of video. Als je dit doet is het verstandig om de gasten hierop vooraf te attenderen. Deze beelden kun je achteraf gebruiken om een verslag te maken van het geweldige evenement. Je plaatst dit dan bijvoorbeeld op social media, in de krant of in een tijdschrift. Vergeet ook zeker niet alle cruciale partijen zoals leveranciers en de beheerder van de locatie te bedanken.

Het allerbelangrijkste op een rijtje

Door dit artikel gelezen te hebben weet je nu wat je kunt verwachten als je een beurs wilt organiseren. Het belangrijkste om te onthouden is dat je altijd de doelstellingen in het achterhoofd houdt: wat is de reden dat je de beurs organiseert? Op basis hiervan maak je alle keuzes in dit proces. Zorg er ook voor dat je op tijd begint. Onderschat het organiseren van je eigen beurs niet en neem zo nodig een specialist op dit gebied in de arm.
Share This