Zorg voor een duidelijk uitnodiging

Ga jij een zakelijk jubileumfeest organiseren en wil je dat iedereen daarvan op de hoogte is? Dan is het tijd om uitnodigingen te gaan versturen. Voor de meeste mensen is zo’n uitnodiging het eerste contact met het jubileumfeest. Zorg dus dat deze goed in elkaar steekt. Hij moet duidelijk zijn, maar ook kunnen enthousiasmeren.

Interne en externe communicatie: maak je keuze

Op jouw zakelijke jubileumfeest kun je zowel zakelijke contacten als vrienden of familie uitnodigen. Maak hier voor jezelf een beslissing in. Wil je het feest vieren met je collega’s? En nodig je daarbij dan ook je klanten, stakeholders en investeerders uit? Of houdt het daar niet op en kies je ervoor om ook de (potentiële) klanten uit je marketingstrategie uit te nodigen? Wie je doelgroep is heeft invloed op de uitnodiging. Je kunt deze heel formeel houden als je naar (potentiële) klanten communiceert, terwijl je juist informeel communiceert met je collega’s of werkgever(s).

Wat komt er op de uitnodiging?

Je vraagt je uiteraard af wat er sowieso op de uitnodiging voor je zakelijke jubileumfeest moet komen te staan. Dat is een aantal punten. We zetten ze voor je op een rijtje.

De datum en het tijdstip

De genodigden moeten weten wanneer het evenement plaatsvindt. Omdat het om een speciaal jubileumfeest gaat zullen mensen dit in hun eigen agenda inplannen. Wees daarom duidelijk in de datum en het tijdstip. Schrijf de begintijd op en vergeet ook geen inschatting te geven van de eindtijd. Zo heeft de genodigde een reëel beeld van het event en kan deze dat gaan inplannen. Wees je ervan bewust dat niet iedereen op het gekozen moment beschikbaar is. Dikwijls zijn medewerkers bereid om al bestaande afspraken — waar mogelijk — te verplaatsen, zodat zij alsnog op het jubileumfeest aanwezig kunnen zijn. Geef ze hier ook de tijd voor. Als je een week van tevoren aankomt met de datum, zullen mensen sommige afspraken niet meer kunnen verzetten. Indirect heeft het tijdstip ook met je catering te maken. Vertel bijvoorbeeld dat er een compleet verzorgde maaltijd zal zijn voor iedereen. Zo hoeven de lezers van de uitnodiging zich geen zorgen te maken dat zij na afloop zelf nog voor eten moeten zorgen. Dit maakt de drempel om aanwezig te zijn op het jubileumfeest nog lager.

De locatie

Een van de allerbelangrijkste stukjes informatie is de locatie van het jubileumfeest. Vermeld duidelijk waar het evenement gaat plaatsvinden. Zet hier de adresgegevens bij. Als je ervoor kiest om mensen te verrassen met de locatie, zorg dan voor een algemene verzamelplaats. Het is verstandig om een routebeschrijving bij te voegen. Je hoeft daarbij uiteraard niet voor iedere medewerker de exacte route uit te stippelen. Schrijf in plaats daarvan op bij welke snelwegen, afslagen, treinstations en/of bushaltes de locatie in de buurt ligt.

Vertel wat het thema is

Een zakelijk jubileumfeest is een speciale aangelegenheid. Het is extra feestelijk om dit in een bepaald thema te gieten. Zo kun je bijvoorbeeld een strandthema hebben, een carnavalsthema of een ander thema. Als je dit van tevoren bekend maakt, weet iedereen wat er te verwachten valt. Zeker als je een dresscode instelt is het belangrijk om het thema te benoemen. Mensen kunnen op deze manier bijvoorbeeld nog snel een outfit scoren.

Enthousiasmeer de genodigden met cliffhangers

Voor dit onderdeel kun je de keuze maken of je wel of niet een tipje van de sluier oplicht. Je kunt bijvoorbeeld kenbaar maken dat een bepaalde (bekende) spreker, entertainer of zanger(es) aanwezig zal zijn. Of dat je met zijn alleen een onvergetelijke activiteit gaat doen. De mensen die op het betreffende moment nog twijfelen kunnen op deze manier over de streep getrokken worden.

Logistieke informatie

Uiteraard wil je graag dat er zoveel mogelijk mensen aanwezig zijn op het jubileumfeest. Het is ten slotte een bijzonder moment in jullie bedrijfsbestaan. Zorg er daarom voor dat je de drempel om aanwezig te zijn zo laag mogelijk maakt. Benoem ook zaken als extra ingedeelde parkeergelegenheden, overdekte en beveiligde fietsenstallingen enzovoorts.

Houd je huisstijl in gedachten

Tot zover de inhoud. Ook het uiterlijk van je uitnodiging is van wezenlijk belang. Vanzelfsprekend is het hier ook belangrijk om te weten wie je precies uitnodigt en wat hun relatie met jouw bedrijf is. Verstandig is om te allen tijde je huisstijl in je uitnodiging te verwerken. Dit zorgt voor herkenbaarheid. Wat we hiermee bedoelen is dat jij je logo op de uitnodiging zet, en gebruik maakt van de bedrijfskleuren, -typografie en -vormen. Zorg dat het een unieke uitnodiging wordt die alleen van jouw bedrijf afkomstig kan zijn.
uitnodiging jubileumfeest

Kies voor een originele uitnodiging

Er zijn verschillende manieren om je uitnodiging vorm te geven. Het leukste is om dit op een originele manier te doen. Zo maak je van de uitnodiging ook een soort aandenken. Hieronder staat een aantal ideeën dat jij kunt gebruiken:
  • Een kaart met een speakertje voor een gesproken boodschap
  • Flessenpost: jouw uitnodiging opgerold in een (klein) fles(je)
  • Een interactief design (uittrekbare of beweegbare onderdelen)
  • De boodschap geprint op een Rubik’s Cube
  • Een ballon die moet worden opgeblazen om de uitnodiging te zien
  • Een frisdrankglas om mee te nemen naar het jubileumfeest
  • Een in stukjes geknipte uitnodiging die men als puzzel zelf moet leggen
  • Bedrukte shirtjes met ‘Ik ben uitgenodigd’ en de aanvullende informatie

Zorg voor een duidelijke plek waar men terecht kan

Voor de administratie is het noodzakelijk om een inschatting te maken van het aantal aanwezige gasten. Hier hangt bijvoorbeeld de catering van af. Vraag daarom op je uitnodiging of mensen willen laten weten of zij wel of niet komen. Laat mensen hierbij naar een centrale online plek komen. Denk bijvoorbeeld aan een inschrijfpagina die je apart aanmaakt voor je evenement. Je laat mensen dan hun naam en e-mailadres invullen. Zo krijgen zij de benodigde informatie (begin- en eindtijden, eventueel het programma, de locatie, et cetera) en krijg jij inzichtelijk hoeveel mensen er gaan komen. Ook kun je een QR-code aanmaken die mensen kunnen scannen. Ze hoeven dan niet zelf naar de pagina toe te gaan, maar alleen de code te scannen. Houd wel rekening met het feit dat niet iedereen een mobiel heeft of een QR-scanner daarop heeft. Laat dit afhangen van je doelgroep. Vaak kun je een inschatting maken hoe technisch deze mensen zijn. Voor de zekerheid kun je altijd een extra aanmeldmethode toevoegen om ook zeker te zijn dat mensen zonder QR-scanner op hun mobiel zich kunnen aanmelden. Afhangend van je business kun je ook kiezen om iedereen een mailtje naar eenzelfde persoon te laten sturen of om op kantoor fysiek langs te laten gaan bij bijvoorbeeld de secretaresse. Het is maar net wat binnen jullie bedrijf de meest voor de hand liggende manier is van onderling communiceren. Zorg ook dat mensen die niet komen dit aangeven. Zo voorkom je dat je mensen een herinnering stuurt terwijl de ontvanger al had besloten niet te komen. Je weet op deze manier direct waar je aan toe bent en van wie je wel en geen antwoord hebt gekregen.
Share This